Bezpieczeństwo

Podszywanie się pod firmę i fałszywe faktury – jak rozpoznać zagrożenie i zabezpieczyć firmę?

admin

15 października 2024

W ostatnich latach coraz częściej można usłyszeć o oszustwach polegających na podszywaniu się pod znane firmy, co staje się poważnym problemem w polskim środowisku biznesowym. Ten rodzaj przestępstwa polega na wysyłaniu fałszywych faktur, które wyglądają identycznie jak te pochodzące od autentycznych dostawców lub partnerów biznesowych. Oszuści zmieniają w nich kluczowy element – numer konta bankowego, na który ma zostać przelana należność. W efekcie niczego nieświadome firmy dokonują płatności, które trafiają prosto na konto przestępców.

Takie sytuacje mogą mieć katastrofalne skutki finansowe, zwłaszcza dla mniejszych firm, które działają na ograniczonych budżetach. Dodatkowo, oprócz strat finansowych, incydenty tego typu mogą negatywnie wpłynąć na reputację firm, których marka została wykorzystana w oszustwie. Przykładem takiej sytuacji może być ostatni incydent z firmą JCD.pl, której marka została wykorzystana w masowym oszustwie fakturowym, w wyniku czego do kontrahentów wysłano fałszywe faktury z błędnym numerem konta .

Skala tego zjawiska stale rośnie, a firmy muszą być coraz bardziej świadome zagrożeń i odpowiednio przygotowane, aby skutecznie się przed nimi chronić.

Jak działa oszustwo podszywania się pod firmę?

Oszustwo polegające na podszywaniu się pod firmę to jedna z bardziej zaawansowanych form cyberprzestępczości, która wymaga od oszustów precyzyjnej znajomości procesów biznesowych oraz danych firmy, na którą planują atak. Proces tego typu oszustwa często przebiega w kilku krokach.

Krok 1: Zebranie informacji Oszuści najpierw zbierają szczegółowe informacje o firmie, której tożsamość planują wykorzystać. Może to obejmować dane kontaktowe, styl komunikacji, wygląd faktur, a także nazwy konkretnych działów lub osób odpowiedzialnych za finanse. Informacje te są często zdobywane poprzez phishing, ataki socjotechniczne, a nawet monitorowanie publicznie dostępnych informacji w internecie, takich jak dane z KRS.

Krok 2: Tworzenie fałszywej faktury Gdy oszuści zgromadzą wystarczającą ilość informacji, tworzą fałszywe faktury, które do złudzenia przypominają te wystawiane przez prawdziwą firmę. Kluczową zmianą, którą wprowadzają, jest numer konta bankowego. Wszystkie pozostałe dane, takie jak kwota, termin płatności i informacje kontaktowe, pozostają bez zmian, co ma na celu zmylenie odbiorcy.

Krok 3: Wysłanie fałszywej faktury Następnie fałszywa faktura jest wysyłana do firmy lub osoby, która regularnie współpracuje z oszukaną marką. Ofiara, nie podejrzewając oszustwa, dokonuje przelewu na wskazany numer konta, myśląc, że to rutynowa płatność za świadczone usługi lub dostarczone towary.

Krok 4: Wypłata środków przez oszustów Po otrzymaniu środków na nieprawidłowe konto oszuści zazwyczaj szybko wypłacają pieniądze lub przenoszą je na inne konta, co utrudnia ich śledzenie i odzyskanie. W wielu przypadkach pieniądze są nieodwracalnie stracone, zanim ofiara zdąży zorientować się, że padła ofiarą oszustwa.

Jak rozpoznać fałszywą fakturę?

Rozpoznanie fałszywej faktury w odpowiednim czasie może uratować firmę przed poważnymi stratami finansowymi. Przestępcy doskonale wiedzą, jak przygotować dokumenty, aby wyglądały one niemal identycznie jak oryginały, jednak istnieje kilka sygnałów ostrzegawczych, które mogą pomóc w wykryciu oszustwa.

Znaki ostrzegawcze:

Nagła zmiana numeru konta bankowego – jednym z najczęstszych sygnałów, że coś jest nie tak, jest zmiana numeru konta bankowego na fakturze bez wcześniejszej zapowiedzi. Przed dokonaniem przelewu na nowe konto warto skontaktować się z firmą telefonicznie i upewnić, że faktycznie zmieniła swoje dane bankowe.
Błędy w danych firmy – fałszywe faktury mogą zawierać subtelne błędy w nazwach, adresach lub danych kontaktowych firmy. Często takie niezgodności są trudne do zauważenia na pierwszy rzut oka, dlatego warto zwrócić szczególną uwagę na detale.
Nieznajome adresy e-mail – jeżeli faktura została przesłana z adresu e-mail, który nie jest używany w regularnej komunikacji z firmą, warto to zweryfikować. Oszuści często tworzą fałszywe adresy e-mail, które wyglądają podobnie do oryginałów, ale mogą różnić się drobnymi szczegółami, np. literówkami.
Niezgodności w stylu komunikacji – przestępcy, próbując podszyć się pod firmę, mogą używać innego tonu lub stylu komunikacji niż ten, do którego jesteś przyzwyczajony. Jeżeli coś w treści e-maila lub formacie faktury wydaje się nietypowe, warto dokładniej przeanalizować dokument.
Faktura za usługi, które nie były zamawiane – jeżeli otrzymasz fakturę za usługi lub produkty, które nie były wcześniej zamawiane, powinno to wzbudzić podejrzenia. Zawsze warto dokładnie sprawdzić, czy transakcja miała miejsce, zanim dokonasz płatności.

Weryfikacja danych:

Przed dokonaniem przelewu na nowe konto lub w przypadku wątpliwości warto podjąć dodatkowe kroki w celu weryfikacji faktury:

Kontakt telefoniczny – najskuteczniejszym sposobem na sprawdzenie autentyczności faktury jest bezpośredni kontakt z firmą, która rzekomo ją wystawiła. Zawsze korzystaj z numerów telefonów, które posiadasz z poprzednich interakcji, a nie tych podanych w podejrzanej fakturze.
Sprawdzanie numeru konta – obowiązujące w Polsce przepisy nakładają na firmy obowiązek weryfikacji numerów kont swoich kontrahentów. W tym celu warto skorzystać z białej listy VAT, która jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów. Biała lista VAT to rejestr podatników VAT, w którym znajdują się dane o statusie podatkowym firm oraz numerach rachunków bankowych. Sprawdzenie, czy numer konta podany na fakturze znajduje się na tej liście, to skuteczny sposób na uniknięcie oszustwa. Jeżeli numer konta nie figuruje na białej liście, jest to silny sygnał ostrzegawczy, że coś może być nie tak.
- Jak sprawdzić numer konta na białej liście VAT?: Weryfikacji można dokonać online, wchodząc na stronę Ministerstwa Finansów i korzystając z wyszukiwarki rejestru. Wystarczy podać numer NIP kontrahenta, aby sprawdzić, czy podany na fakturze rachunek bankowy zgadza się z tym, który widnieje na białej liście.
Wykorzystanie narzędzi technologicznych – współczesne systemy do zarządzania dokumentacją, takie jak ERP czy CRM, często mają wbudowane mechanizmy kontroli i weryfikacji faktur. Warto wdrożyć takie narzędzia, aby zmniejszyć ryzyko oszustwa. Niektóre systemy ERP oferują automatyczne weryfikacje numerów kont bankowych na białej liście VAT, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo transakcji.

Weryfikacja numeru rachunku bankowego na białej liście VAT jest jednym z kluczowych kroków w zapobieganiu oszustwom fakturowym. W przypadku, gdy numer konta nie znajduje się na tej liście, warto skontaktować się bezpośrednio z kontrahentem i upewnić się, czy faktycznie wprowadzono zmiany w danych bankowych.

Kto jest najbardziej narażony na tego typu oszustwa?

Oszustwa polegające na podszywaniu się pod firmę mogą dotknąć każdą organizację, niezależnie od jej wielkości czy branży. Niemniej jednak, istnieją pewne typy firm i sektory, które są bardziej podatne na tego rodzaju zagrożenia.

Profil ofiary:

Duże przedsiębiorstwa – firmy obsługujące dużą liczbę faktur i transakcji finansowych są bardziej narażone na oszustwa tego rodzaju. W takich organizacjach wiele osób może być zaangażowanych w proces przetwarzania płatności, co zwiększa ryzyko, że jedna z nich nie zauważy fałszywej faktury.
Międzynarodowe firmy – przedsiębiorstwa działające na rynkach międzynarodowych, które obsługują transakcje w różnych walutach i mają złożone procesy księgowe, są bardziej podatne na ataki ze strony oszustów. Różnice w systemach prawnych i proceduralnych pomiędzy krajami mogą dodatkowo utrudniać szybką weryfikację faktur.
Szybko rozwijające się firmy – dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwa, które intensywnie rozszerzają swoje operacje i współpracują z wieloma dostawcami, mogą nie mieć jeszcze wystarczająco silnych procedur zabezpieczających. Przedsiębiorcy często koncentrują się na rozwoju i zwiększaniu sprzedaży, co może skutkować niedopatrzeniami w zakresie bezpieczeństwa finansowego.

Branże wysokiego ryzyka:

Budownictwo – branża budowlana jest szczególnie narażona na oszustwa fakturowe ze względu na dużą ilość podwykonawców i dostawców materiałów. Duże kwoty transakcji i częste zmiany kontrahentów sprawiają, że łatwo przeoczyć fałszywe faktury.
Handel hurtowy – firmy handlowe, które współpracują z szeroką siecią dostawców, są szczególnie podatne na oszustwa. W tej branży wystawia się i przetwarza dużą ilość faktur każdego dnia, co może utrudniać dokładną weryfikację każdej z nich.
Usługi IT – sektor IT, ze względu na dużą liczbę międzynarodowych kontrahentów oraz outsourcingu, jest często celem oszustw związanych z fakturami. Przedsiębiorstwa IT, które intensywnie współpracują z zagranicznymi firmami, muszą zwracać szczególną uwagę na tego typu zagrożenia.

Jak chronić swoją firmę przed oszustwami?

Oszustwa związane z podszywaniem się pod firmę mogą być bardzo kosztowne, zarówno finansowo, jak i wizerunkowo. Dlatego każda firma, niezależnie od jej wielkości, powinna wprowadzić skuteczne środki ochrony. Istnieje kilka kroków, które mogą pomóc zabezpieczyć firmę przed tego typu zagrożeniami.

Wprowadzenie procedur wewnętrznych:

Podwójna weryfikacja płatności – Ważnym elementem zabezpieczenia firmy jest wdrożenie procedur wewnętrznych, które wymagają podwójnej weryfikacji płatności, zwłaszcza gdy dochodzi do zmiany numeru konta. W przypadku jakiejkolwiek zmiany danych finansowych kontrahenta, firma powinna skontaktować się z nim osobiście, aby upewnić się, że zmiana jest autentyczna.
Regularna aktualizacja listy kontrahentów – Firmy powinny dbać o to, aby ich listy kontaktów i danych kontrahentów były na bieżąco aktualizowane. W przypadku podejrzeń co do fałszywej faktury, szybki dostęp do właściwych danych ułatwia weryfikację i eliminuje ryzyko nieautoryzowanej płatności.
Procedury raportowania oszustw – Każda firma powinna mieć jasno określone procedury raportowania podejrzeń oszustw. Dzięki takim procedurom pracownicy wiedzą, jak szybko reagować, gdzie zgłaszać nieprawidłowości i jak monitorować procesy, aby nie dopuścić do powtarzających się incydentów.

Bezpieczne hasła i weryfikacja 2FA:

Silne hasła – Jednym z podstawowych zabezpieczeń przed cyberprzestępcami jest stosowanie silnych i unikalnych haseł do skrzynek e-mail, systemów księgowych i innych aplikacji, które przechowują dane finansowe. Hasła powinny zawierać co najmniej 12 znaków, w tym kombinację liter, cyfr oraz znaków specjalnych. Unikanie oczywistych haseł, takich jak „admin123” czy „haslo2024”, to podstawa.
Regularna zmiana haseł – Aby dodatkowo zabezpieczyć firmowe konta, warto wprowadzić politykę regularnej zmiany haseł, np. co 3 miesiące. W razie wykrycia wycieku danych, możliwość ich wykorzystania przez przestępców będzie ograniczona.
Unikanie tego samego hasła w wielu miejscach – Korzystanie z tego samego hasła w wielu systemach, np. do skrzynek e-mail, programów księgowych i systemów zarządzania klientami (CRM), znacząco zwiększa ryzyko włamania. Jeżeli jedno z haseł zostanie złamane, przestępcy mogą uzyskać dostęp do wszystkich innych systemów, które wykorzystują to samo hasło.
Weryfikacja dwuskładnikowa (2FA) – Weryfikacja dwuskładnikowa (2FA) to jedno z najskuteczniejszych narzędzi zabezpieczających firmowe konta przed nieautoryzowanym dostępem. Dzięki temu rozwiązaniu, nawet jeśli hasło zostanie skradzione, osoba próbująca się zalogować będzie musiała podać dodatkowy kod autoryzacyjny, wysyłany np. na telefon użytkownika lub generowany przez aplikację uwierzytelniającą.
- 2FA w programach księgowych – Systemy księgowe, które zawierają szczegółowe dane finansowe firmy, powinny być dodatkowo chronione przez 2FA. Wprowadzenie tego rodzaju zabezpieczenia znacząco utrudnia przestępcom uzyskanie dostępu do poufnych informacji finansowych.
- 2FA w skrzynkach e-mail – Skrzynki e-mail są jednym z głównych narzędzi komunikacji biznesowej i często stanowią pierwszy cel cyberprzestępców. Dlatego włączenie weryfikacji 2FA dla wszystkich kont e-mailowych firmy to kluczowy krok w zwiększeniu bezpieczeństwa.

Szkolenie pracowników:

Edukacja zespołu – Regularne szkolenia pracowników, szczególnie w działach księgowości i finansów, są kluczowe w prewencji oszustw. Pracownicy powinni wiedzieć, na co zwracać uwagę, aby rozpoznać fałszywą fakturę i jak weryfikować podejrzane transakcje.
Świadomość cyberzagrożeń – Poza oszustwami fakturowymi, przestępcy często stosują również techniki phishingu i socjotechniki, aby uzyskać dostęp do poufnych informacji. Pracownicy powinni być świadomi, jak rozpoznawać podejrzane e-maile i inne formy komunikacji, które mogą być początkiem oszustwa.

Ubezpieczenia:

Ubezpieczenie od ryzyka cyberprzestępczości – Warto rozważyć wykupienie ubezpieczenia od ryzyka cyberprzestępczości. W przypadku, gdy firma padnie ofiarą oszustwa, odpowiednia polisa może pomóc zminimalizować straty finansowe. Ubezpieczenia tego typu obejmują także pomoc prawną i techniczną w celu rozwiązania problemu.

Współpraca z bankami:

Monitorowanie transakcji bankowych – Współpraca z bankami może również znacząco zwiększyć bezpieczeństwo firmy. Warto skorzystać z opcji monitorowania transakcji bankowych, które mogą ostrzegać o podejrzanych działaniach, np. nagłych, nieoczekiwanych przelewach na nieznane konta.
Weryfikacja numeru konta na białej liście VAT – Jak już wspomniano, biała lista VAT to jedno z najważniejszych narzędzi, które pozwala firmom chronić się przed oszustwami fakturowymi. Regularne sprawdzanie numerów kont bankowych kontrahentów na tej liście jest skutecznym sposobem zabezpieczenia się przed fałszywymi fakturami.

Dodanie silnych haseł, regularnej ich zmiany, oraz weryfikacji dwuskładnikowej (2FA) to podstawa zabezpieczeń, które znacząco zmniejszają ryzyko włamania do systemów firmowych. To proste, ale bardzo skuteczne działania, które pomagają chronić firmę przed oszustwami związanymi z podszywaniem się pod firmę.

Co zrobić, jeśli firma padła ofiarą oszustwa?

Mimo najlepszych zabezpieczeń, każda firma może paść ofiarą oszustwa. W takiej sytuacji kluczowe jest szybkie działanie, które może pomóc zminimalizować straty i zapobiec dalszym atakom.

Kroki prawne:

Natychmiastowe zgłoszenie incydentu – Jeżeli firma odkryje, że padła ofiarą oszustwa, pierwszym krokiem powinno być natychmiastowe zgłoszenie sprawy na policję oraz do odpowiednich instytucji finansowych. Im szybciej organy ścigania zostaną powiadomione, tym większe szanse na odzyskanie środków lub zatrzymanie przestępców.
Zgłoszenie do banku – W momencie wykrycia oszustwa, ważne jest szybkie zgłoszenie tego faktu do banku. Bank może podjąć próbę zablokowania przelewu, jeżeli nie został jeszcze zrealizowany, lub współpracować z innymi instytucjami w celu odzyskania środków.

Odzyskiwanie środków:

Współpraca z bankiem i instytucjami finansowymi – Banki mają specjalne procedury postępowania w przypadku oszustw. W niektórych sytuacjach istnieje możliwość odzyskania przelanych środków, szczególnie jeśli oszustwo zostanie wykryte odpowiednio szybko. Warto też skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w tego typu sprawach.
Odzyskiwanie przez organy ścigania – W przypadku zgłoszenia sprawy na policję, organy ścigania mogą prowadzić dochodzenie, co czasami prowadzi do odzyskania pieniędzy. Niemniej jednak, w wielu przypadkach, przestępcy starannie ukrywają ślady, dlatego odzyskanie pieniędzy może być trudne, zwłaszcza jeżeli przelane środki zostały szybko przetransferowane na inne konta lub wypłacone.

Zapobieganie dalszym oszustwom:

Zmiana procedur – Po wykryciu oszustwa, firma powinna niezwłocznie dokonać przeglądu swoich procedur, aby zidentyfikować, gdzie doszło do błędu. Należy wprowadzić zmiany, które zapobiegną podobnym incydentom w przyszłości, np. zaostrzenie zasad weryfikacji faktur.
Ostrzeżenie kontrahentów – Jeżeli oszuści podszywali się pod Twoją firmę i wysyłali fałszywe faktury do Twoich kontrahentów, należy jak najszybciej poinformować ich o incydencie. Może to pomóc w uniknięciu sytuacji, w której nieświadomi kontrahenci dokonają płatności na nieprawidłowe konto.

Szybka reakcja w przypadku wykrycia oszustwa jest kluczowa, aby zminimalizować jego negatywne skutki. Firmy powinny również wyciągać wnioski z takich incydentów i stale ulepszać swoje procedury, aby zapobiec podobnym zdarzeniom w przyszłości.

Oszustwa polegające na podszywaniu się pod firmy i wysyłaniu fałszywych faktur stają się coraz większym zagrożeniem w polskim biznesie. Przestępcy stosują coraz bardziej zaawansowane metody, które mają na celu wprowadzenie przedsiębiorstw w błąd i wyłudzenie dużych sum pieniędzy. Dlatego ochrona przed tego typu oszustwami powinna być priorytetem każdej firmy, bez względu na jej wielkość czy branżę.

Najważniejsze kroki, które możesz podjąć, aby chronić swoją firmę:

Podwójna weryfikacja płatności: Wprowadzanie zasady, że każda zmiana danych bankowych wymaga potwierdzenia telefonicznego lub e-mailowego z zaufanego źródła.
Biała lista VAT: Regularne sprawdzanie numerów kont bankowych kontrahentów na białej liście VAT w celu upewnienia się, że są one poprawne.
Silne hasła i 2FA: Zabezpieczanie systemów księgowych i e-maili poprzez stosowanie silnych haseł oraz dwuskładnikowej autoryzacji (2FA), aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.
Szkolenie pracowników: Regularna edukacja zespołu, zwłaszcza w działach finansowych i księgowości, aby rozpoznawali sygnały ostrzegawcze, które mogą świadczyć o próbie oszustwa.
Świadomość cyberzagrożeń: Stałe monitorowanie systemów oraz aktualizacja procedur wewnętrznych, które pozwolą lepiej reagować na potencjalne zagrożenia.

Wszystkie te działania mają na celu zabezpieczenie firmy przed stratami finansowymi, a także budowanie świadomości w zespole, jak ważna jest ostrożność i czujność w obliczu rosnącej liczby oszustw w świecie biznesu. Warto wprowadzić te kroki jak najszybciej, aby zminimalizować ryzyko, które może spotkać każdą firmę.